Vous préparez votre prochaine assemblée générale de copropriété ? Vous vous demandez qui compose le bureau et ce que fait exactement un scrutateur ? Sa désignation est-elle obligatoire et qui peut occuper ce poste ?
Cet article explique tout ce qu’il faut savoir sur cette fonction. Vous découvrirez le rôle essentiel du scrutateur en assemblée générale (AG), qui peut être désigné, si c’est obligatoire et comment se déroule le vote.
Qu’est-ce qu’un scrutateur en assemblée générale de copropriété ?
Le scrutateur est un membre du bureau de l’assemblée générale, au même titre que le président et le secrétaire. Son rôle principal est de garantir la régularité du scrutin. Il s’assure que les votes sont comptés correctement et que les résultats reflètent bien la volonté des copropriétaires.
Il ne faut pas le confondre avec les deux autres membres du bureau de l’AG, dont les fonctions sont différentes et complémentaires. Chaque poste a une mission précise pour assurer la bonne tenue de la séance.
- Le président de séance : Il anime les débats, donne la parole, veille au respect de l’ordre du jour et certifie la feuille de présence. C’est le chef d’orchestre de l’assemblée.
- Le secrétaire de séance : Il a pour mission de rédiger le procès-verbal (PV) de l’assemblée. Il y retranscrit les débats, le texte de chaque résolution soumise au vote et les résultats des votes.
- Le scrutateur : Il se concentre sur le processus de vote. Sa mission est de contrôler le comptage des voix et de vérifier la validité des pouvoirs des copropriétaires représentés.
En résumé, le scrutateur est le gardien de la procédure de vote. Sa présence aide à prévenir les erreurs ou les contestations sur les résultats. C’est une fonction clé pour la transparence des décisions prises lors de l’assemblée générale des copropriétaires.
La désignation d’un scrutateur est-elle obligatoire ?
La réponse est simple : non, ce n’est pas systématiquement obligatoire. La loi n’impose pas la désignation de scrutateurs pour toutes les assemblées générales. Tout dépend de ce qui est écrit dans un document essentiel de votre copropriété.
La base légale est l’article 15 du décret du 17 mars 1967. Ce texte précise qu’au début de chaque assemblée, il est dressé une feuille de présence. L’assemblée générale désigne ensuite son président et, « s’il y a lieu », un ou plusieurs scrutateurs.
Le cas où la désignation devient obligatoire
L’expression « s’il y a lieu » laisse une marge de manœuvre. Cependant, la désignation devient obligatoire dans un cas précis : si le règlement de copropriété l’impose. Ce document est la « constitution » de l’immeuble et ses règles priment sur le caractère facultatif de la loi.
Il est donc indispensable de vérifier votre règlement de copropriété avant chaque AG. S’il mentionne l’obligation de nommer un ou plusieurs scrutateurs, vous devez le faire. Ignorer cette règle peut avoir des conséquences graves.
Attention au risque de nullité : Si votre règlement de copropriété exige la présence de scrutateurs et que l’AG n’en désigne pas, toutes les décisions votées peuvent être annulées. Un copropriétaire opposant ou défaillant pourrait contester la validité du procès-verbal de l’assemblée générale devant un tribunal.
Même si ce n’est pas obligatoire, la désignation d’un scrutateur est souvent une bonne pratique, surtout dans les grandes copropriétés ou lorsque des résolutions importantes et potentiellement conflictuelles sont à l’ordre du jour. Sa présence renforce la confiance dans les résultats des votes.
Qui peut être désigné scrutateur (et qui est exclu) ?
Le principe de base est que tout copropriétaire peut devenir scrutateur. La loi n’impose pas de conditions particulières de compétence. Il suffit d’être volontaire et d’être élu par l’assemblée générale.
Cependant, certaines situations créent des incompatibilités ou des conflits d’intérêts. La loi et la jurisprudence ont clarifié plusieurs cas pour éviter toute ambiguïté et garantir l’impartialité du bureau de l’assemblée.
Les cas d’incompatibilité clairs
La loi interdit clairement à certaines personnes d’occuper les postes de président et de secrétaire. Par extension et par prudence, ces interdictions sont souvent appliquées au poste de scrutateur pour éviter tout conflit d’intérêts.
Sont généralement exclus :
- Le syndic de copropriété (professionnel ou bénévole)
- Son conjoint, partenaire de PACS ou concubin
- Ses ascendants ou descendants (parents, enfants)
- Ses préposés (ses salariés, comme le gardien de l’immeuble s’il est employé par le syndic)
Même si la loi est muette sur l’interdiction formelle pour le scrutateur, sa désignation parmi ces personnes est fortement déconseillée. Un juge pourrait considérer que sa participation au bureau vicie les délibérations, surtout si le syndic a un intérêt personnel dans une résolution.
Le cas du mandataire non-copropriétaire : La question de savoir si une personne détenant un pouvoir (un mandat) mais n’étant pas elle-même copropriétaire peut être scrutateur est débattue. La jurisprudence est divisée. Pour éviter tout risque de contestation, il est plus prudent de désigner un copropriétaire ou son conjoint.
Tableau récapitulatif : Qui peut être scrutateur ?
Pour y voir plus clair, voici un tableau qui résume les différentes situations. Il vous aide à savoir rapidement qui peut occuper ce poste lors de votre prochaine assemblée générale.
| Personne concernée | Peut être scrutateur ? | Remarques importantes |
|---|---|---|
| Un copropriétaire présent | Oui | C’est le cas le plus simple et le plus courant. |
| Le conjoint d’un copropriétaire | Oui | La loi l’autorise expressément à être mandataire, il peut donc être élu au bureau. |
| Le syndic | Non (fortement déconseillé) | Risque majeur de conflit d’intérêts. La loi l’interdit pour être président ou secrétaire. |
| Un salarié du syndic | Non | Considéré comme un « préposé » du syndic, il est donc exclu pour les mêmes raisons. |
| Un mandataire non-copropriétaire | Sous conditions (déconseillé) | La jurisprudence est incertaine. Mieux vaut éviter pour ne prendre aucun risque de nullité. |
| Un locataire | Non | Il n’est pas membre du syndicat des copropriétaires et ne peut donc pas faire partie du bureau. |
Comment se déroule l’élection et quelles sont les missions du scrutateur ?
La désignation du scrutateur suit une procédure simple et rapide qui a lieu au tout début de l’assemblée générale. Une fois élu, son travail se concentre sur la surveillance des votes pour chaque résolution.
L’élection en début de séance
L’élection du bureau est l’un des premiers points abordés. La procédure se déroule généralement ainsi :
- Élection du président de séance : C’est la toute première étape après la vérification de la feuille de présence.
- Appel à candidatures pour le ou les scrutateurs : Le président demande qui est volontaire pour ce poste.
- Vote pour le scrutateur : La désignation se fait par un vote à la majorité de l’article 24 de la loi de 1965. C’est la majorité des voix exprimées par les copropriétaires présents, représentés ou votant par correspondance.
Ce vote est généralement rapide. Une fois le président, le ou les scrutateurs et le secrétaire désignés, le bureau est constitué et l’examen de l’ordre du jour peut commencer.
Les missions concrètes du scrutateur
Le rôle du scrutateur n’est pas passif. Il doit être attentif tout au long de la séance, et plus particulièrement lors de chaque vote. Ses missions principales sont les suivantes :
- Vérifier la feuille de présence : Il s’assure avec le président que la feuille est correctement remplie et que les tantièmes de chaque copropriétaire sont bien indiqués.
- Contrôler les pouvoirs (mandats) : Il vérifie que les mandats des copropriétaires représentés sont valides et conformes à la loi.
- Surveiller le dépouillement des votes : Pour chaque résolution, il participe activement au comptage des voix « pour », « contre » et des abstentions. Il s’assure que le calcul des majorités est correct.
- Certifier les résultats des votes : Par sa présence, il atteste de l’exactitude des résultats annoncés par le président pour chaque résolution.
- Signer le procès-verbal de l’assemblée générale : À la fin de la séance, il doit signer le procès-verbal aux côtés du président et du secrétaire. Sa signature confirme la régularité du scrutin et des décisions prises.
L’importance de la signature : La signature du scrutateur sur le procès-verbal est une formalité substantielle. Son absence peut être un motif de contestation de l’AG si sa désignation était obligatoire (imposée par le règlement de copropriété).
FAQ : Questions fréquentes sur le scrutateur d’AG
Voici les réponses aux questions les plus courantes sur la fonction de scrutateur en assemblée générale.
Que faire si personne ne veut être scrutateur alors que c’est obligatoire ?
Si le règlement de copropriété l’impose mais qu’aucun volontaire ne se présente, le président de séance doit le constater officiellement. Il faut mentionner cette carence dans le procès-verbal de l’assemblée générale. L’AG peut alors décider de se tenir sans scrutateur, mais cette décision doit être prise à la majorité requise. Cela limite les risques de contestation future.
Un scrutateur peut-il être aussi le président de séance ?
Non. Le cumul des fonctions au sein du bureau est interdit. Une personne ne peut pas être à la fois président et scrutateur, ou secrétaire et scrutateur. Chaque poste doit être occupé par une personne différente pour garantir une séparation des tâches et un contrôle mutuel.
Combien de scrutateurs faut-il désigner ?
La loi n’impose aucun nombre précis. Le plus souvent, un ou deux scrutateurs sont désignés. Le choix dépend de la taille de la copropriété et de la complexité des résolutions. Le règlement de copropriété peut parfois fixer un nombre minimum.
Le scrutateur est-il rémunéré ?
Non, la fonction de scrutateur est totalement bénévole. Elle est considérée comme une participation à la vie de la copropriété. Aucune rémunération ou dédommagement n’est prévu pour ce poste.
Quelle est la responsabilité du scrutateur en cas d’erreur ?
La responsabilité du scrutateur est très limitée. Il n’est pas un professionnel du droit. Sa mission est d’assurer une surveillance de bonne foi. En cas d’erreur involontaire dans le comptage des voix, sa responsabilité ne sera généralement pas engagée. Cependant, une erreur constatée peut entraîner l’annulation de la résolution concernée si un copropriétaire la conteste en justice dans les délais légaux.
